Agencja Uzbrojenia tłumaczy czym są umowy ramowe w kontraktach zbrojeniowych

Agencja tłumaczy czym są umowy ramowe

Obecny, intensywny proces modernizacji technicznej ukierunkowany jest na jak najsprawniejsze (najbardziej efektywne) dostarczanie Siłom Zbrojnym RP (dalej: SZ RP) zdolności do prowadzenia działań operacyjnych. W wielu przypadkach odchodzi się od pozyskiwania pojedynczych elementów czy egzemplarzy sprzętu na rzecz złożonych systemów uzbrojenia. Systemy te co do zasady powinny dostarczać SZ RP kompletne zdolności w kluczowych obszarach (systemach funkcjonalnych) wraz z zabezpieczeniem logistycznym i szkoleniem.

Pozyskiwanie skomplikowanych systemów uzbrojenia wymusza zmianę dotychczasowej filozofii związanej zarówno z procesem zawierania umów, jak i późniejszej ich realizacji. W celu właściwego zarządzania zarówno procesem pozyskiwania sprzętu wojskowego (dalej: SpW), jak i późniejszą realizacją umów, wprowadzono elementy podejścia projektowego w oparciu o uznane metodyki zarządzania projektami.

Z punktu widzenia kontraktowania złożonych systemów uzbrojenia, opracowanie jednej umowy obejmującej wszystkie zależności jest bardzo trudne. Warto podkreślić, że niejednokrotnie po stronie wykonawcy tworzone są konsorcja, w których zrzeszone są firmy mogące dostarczyć poszczególne elementy danego systemu uzbrojenia. Powoduje to sytuację, w której z jednej strony mamy jednego zamawiającego, a z drugiej kilka lub kilkanaście firm.

Swoistym rozwiązaniem tych problemów okazały się umowy ramowe na dany system uzbrojenia. Wspomnieć należy, iż instytucja prawna umowy ramowej zdefiniowana została w przepisach związanych z zamówieniami publicznymi, według których „umowa ramowa stanowi umowę zawieraną pomiędzy zamawiającym a jednym wykonawcą lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie. Umowa ramowa nie ma charakteru zobowiązującego, a jej istotą i celem jest ustalenie przyszłych warunków zamówienia publicznego, w szczególności dotyczących cen oraz przewidywanych ilości”¹.

Umowy ramowe stanowią zatem wiążące prawnie zobowiązanie stron do dążenia do zawarcia w ich ramach umów wykonawczych na poszczególne, zdefiniowane w umowie ramowej, elementy, co ma pozytywne konsekwencje zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego. Przedmiotem umowy ramowej jest określenie warunków udzielania i realizacji zamówień wykonawczych, które zostaną udzielone w celu realizacji zamówienia na dostawę danego systemu uzbrojenia. Umowa ramowa umożliwia w dalszej kolejności zawarcie od kilku do kilkunastu umów wykonawczych. Przyjęty sposób realizacji projektu ma na celu przede wszystkim minimalizację ryzyk związanych z terminowym zasilaniem Sił Zbrojnych RP systemami uzbrojenia oraz gwarantuje takie zarządzanie projektem – zarówno po stronie wojskowej, jak i przemysłowej, aby jego powodzenie było efektem ścisłej współpracy i synergii. Ponadto umowa ramowa dostarcza wykonawcy informacji w zakresie docelowej ilości pozyskiwanego SpW wraz z oczekiwanym przez zamawiającego harmonogramem dostaw. Umożliwia to wykonawcy m.in. rozpoczęcie budowy i planowania łańcucha dostaw u swoich podwykonawców (Zob. Rys. 1. Struktura umów ramowych na systemy uzbrojenia).

Umowa ramowa zawiera zazwyczaj:

• zakres pozyskiwanego danego systemu uzbrojenia, z podaniem docelowych ilości przewidzianego do dalszego zakontraktowania SpW;
• ilość umów wykonawczych planowanych do zawarcia wraz z harmonogramem ich negocjacji;
• usługi związane z pozyskaniem systemu uzbrojenia, w tym przede wszystkim formę zarządzania projektem po stronie wykonawcy;
• ogólne warunki, w tym m.in.: okres obowiązywania umowy, szacunkową maksymalną wartość umowy (z podziałem na poszczególne lata – dla celów „zbudżetowania” projektu), ogólne zasady zawierania umów wykonawczych, ogólne postanowienia dotyczące stosowania mechanizmów kar umownych, płatności, zobowiązania gwarancyjne, prawa własności intelektualnej itp.;
• harmonogram szkoleń i dostaw poszczególnych rodzajów SpW, skorelowany z dostarczaniem zdolności do SZ RP.

Co do zasady umowy ramowe podpisywane są z jednym wykonawcą lub konsorcjum powołanym celowo do dostarczenia konkretnego systemu uzbrojenia. W przypadku jednego wykonawcy procedura jest mniej skomplikowana i umożliwia stworzenie możliwie najlepszych warunków dla podmiotu wykonawczego dla terminowych dostaw asortymentu w perspektywie wieloletniej. Uzyskuje on niezbędną wiedzę zarówno w zakresie terminów dostaw, jak i gwarancji pokrycia finansowego, a więc krytycznych dla niego danych umożliwiających właściwe przygotowanie się do realizacji zadania. W ten sposób wykonawca otrzymuje perspektywę do planowania i zasadności zwiększania mocy produkcyjnych oraz poziomu kompetencji technologicznych.

Znacznie bardziej wymagające jest podejście konsorcyjne. W wielopodmiotowym składzie konsorcjum wskazuje się zazwyczaj lidera, który odpowiedzialny jest jednocześnie za zarządzanie projektem po stronie wykonawcy. Z tego też względu zawiera się umowę na zarządzanie projektem, która obejmuje swoją treścią co najmniej postanowienia dotyczące:

• utworzenia w strukturach lidera konsorcjum zespołu projektowego, wraz z kierownikiem projektu, właściwie umocowanym w strukturze organizacyjnej lidera konsorcjum;
• zadań i odpowiedzialności zespołu projektowego, w tym przede wszystkim zarządzania i koordynacji procesem produkcyjnym, a następnie dostawami SpW;
• sposobu raportowania postępów w realizacji projektu (zazwyczaj strony uzgadniają miesięczny sposób raportowania oraz kwartalny przegląd realizacji projektu – w formie konferencji);
• sposobu komunikowania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Przyjmuje się założenie, że bez względu na problematykę punktem kontaktowym po stronie wykonawcy jest kierownik projektu. Zapewnia to wzajemne informowanie się stron oraz ogranicza ilość korespondencji prowadzonej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Wiążące dla stron są tylko postanowienia podpisane lub zatwierdzone przez upoważnionego przedstawiciela zamawiającego oraz kierownika projektu po stronie wykonawcy.

Umowy wykonawcze zawierane są z całym konsorcjum, reprezentowanym zazwyczaj przez lidera technicznego, dedykowanego danemu SpW (np. negocjacje umowy na dostawę podwozi prowadzi się z producentem podwozi). W dalszej kolejności to lider techniczny odpowiada za realizację umowy wykonawczej w imieniu i na rzecz całego konsorcjum.

Umowy wykonawcze to klasyczne umowy dostawy, zawierające szczegółowe postanowienia dotyczące m.in.:

• konkretnej ilości SpW objętego daną umową wykonawczą (umowa wykonawcza nie musi zawierać wszystkich docelowych ilości SpW wskazanych w umowie ramowej);
• konfiguracji pozyskiwanego SpW;
• kosztów umowy oraz cen jednostkowych SpW;
• procedur testowania SpW oraz jego odbioru;
• warunków gwarancji i rękojmi;
• zakresu i harmonogramu szkolenia;
• uwarunkowań prawnych umowy, w tym m.in. odstąpienia od umowy, wypowiedzenia umowy, siły wyższej itp.

Podsumowując powyższe należy stwierdzić, iż aby sprawnie zarządzać projektem należy przede wszystkim określić i szczegółowo zdefiniować procesy będące składowymi zarządzania, tj. planowanie, organizowanie, kontrolowanie i monitorowanie. Do samego procesu zarządzania należy wybrać metodykę, która najbardziej odpowiada potrzebom projektu, pod kątem oczekiwanego efektu projektu, wiedzy i doświadczenia personelu zaangażowanego w projekt oraz charakteru organizacji, która ten projekt realizuje.

Realizowane obecnie wybrane projekty modernizacyjne zawierają niezbędne elementy zarządzania projektowego. Wskazać należy, że przyjmując podejście zdolnościowe do pozyskiwania SpW, definiując system uzbrojenia, zdefiniowano de facto produkt, w ujęciu projektowym. Wypełnia to przesłanki zarządzania projektowego, gdyż wskazanemu klientowi – w tym przypadku siłom zbrojnym (jednostkom wojskowym) dostarczany jest konkretny produkt (np. system uzbrojenia) poprzez zastosowanie komplementarnej wiedzy, umiejętności i narzędzi (np. umowy ramowe i umowy wykonawcze – zob. Rys. 2. Wariant struktury projektowej w ramach umowy ramowej).

W podsumowaniu należy podkreślić, że jeżeli zawierana umowa jest „tylko” ramową, to wykonawca/konsorcjum i tak uzyskują konkretne informacje związane z harmonogramem realizacji projektu. Podpisane zobowiązanie jest bowiem dokumentem pochodnym centralnych planów rzeczowych, obowiązujących w resorcie obrony narodowej, a więc dokumentów, na podstawie których działa Agencja Uzbrojenia jako zamawiający i na podstawie których kontraktuje ona sprzęt wojskowy dla Sił Zbrojnych RP. Zamawiający składając wyraźne zobowiązania, co do swoich przyszłych kroków w zakresie pozyskiwania sprzętu wojskowego jednoznacznie wskazuje na determinację w celu osiągnięcia założonych zdolności. Kończąc, wspomnieć należy, że ten sposób realizacji projektów nie jest od dłuższego czasu niczym nowym. Od czasu powstania Agencji Uzbrojenia zarządzanie projektowe stało się naturalnym sposobem pozyskiwania sprzętu wojskowego zarówno od partnerów krajowych, jak i zagranicznych. Podkreślenia wymaga, że nie było do tej pory umowy ramowej, od której Agencja Uzbrojenia by odstąpiła i nie wypełniała jej postanowień. Wręcz przeciwnie, zbierane doświadczenia w tym zakresie od partnerów krajowych i zagranicznych pozwalają na wskazanie pozytywnych aspektów współpracy, a stwarzane w ten sposób transparentne i wiarygodne dla obu stron warunki owocują realizacją procesu modernizacji technicznej Sił Zbrojnych RP w zakresie adekwatnym do zaistniałych zagrożeń.

Źródło: Agencja Uzbrojenia